Ewaluacja bardzo użytkowa – elementy ewaluacji w pomocy społecznej

Dr Małgorzata Niemkiewicz – dyrektorka MOPR w Gdańsku, członkini PTE

Ewaluacja bardzo użytkowa – elementy ewaluacji w pomocy społecznej: Jak określać cele i oceniać postępy pracy z rodziną.

Ewaluacja w pomocy społecznej to temat już istniejący, pojawiający się jako przedmiot debat, opracowań. Istnieje także jako sposób oceny podejmowanych działań w obszarze pomocy społecznej. Bardzo często ewaluacja wykonywana jest, gdy ośrodki pomocy społecznej lub organizacje pozarządowe realizują projekt finansowany/dofinansowany ze środków europejskich.

Niestety, nadal ewaluacja, jak i wykorzystanie jej narzędzi przez pracowników pomocy społecznej to swoista „tabula rasa”, co potwierdzają m.in. badania przeprowadzone przez małopolski Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Krakowie w ramach projektu Małopolskie Obserwatorium Polityki Społecznej: „zdecydowana większość pracowników i przedstawicieli kadry zarządzającej małopolskich jednostek pomocy społecznej nie posiada kompleksowej i systematycznej wiedzy na temat ewaluacji. Pomimo tego zdecydowana większość badanych przedstawicieli kadry zarządzającej pomocy społecznej zadeklarowała, że ewaluowanie działań podejmowanych w obszarze pomocy społecznej jest korzystne, a tym samym potrzebne.”^[1] Z własnego doświadczenia dodam, iż powyższe stwierdzenie z pewnością dotyczy większości ośrodków pomocy społecznej w Polsce.

Tak więc pole do upowszechniania i wdrażania ewaluacji i jej narzędzi jest. Nie należy jednak zakładać, że wszyscy pracownicy pomocy społecznej i organizacji pozarządowych realizujących zadania w obszarze pomocy społecznej staną się ewaluatorami (nie o to wszak chodzi). Ale z pewnością warto zachęcać ich i nauczyć stosowania wybranych narzędzi w swojej codziennej pracy – w pracy z rodziną borykającą się z trudnościami, z rodziną wymagającą wsparcia. Często bowiem obserwuję, jak pełni pasji i woli pomagania pracownicy pomocy społecznej^[2] i organizacji pozarządowych realizujących zadania w obszarze pomocy społecznej tracą zapał, borykając się z pewnymi metodologicznymi aspektami planowania, monitorowania i oceny pracy z rodziną. Nie widząc efektów swojej pracy ulegają frustracji, tracą poczucie sprawstwa, zaczynają wątpić w swoje kompetencje… W wielu przypadkach winowajcą jest niewłaściwe podejście metodologiczne na początku pracy z rodziną, na etapie rozeznawania sytuacji rodziny, jej potrzeb, ustalania celów i planu pracy z nią. Drugim winowajcą jest deficyt czasu, zbyt mało przeznaczają go na przygotowanie „gruntu” do pracy. W związku z czym pojawiają się uchybienia w postaci:

niedostatecznie wykonanej, niewystarczającej diagnozy,
niewłaściwe, nieprecyzyjne określenie celu/-ów,
brak lub niewłaściwie określone wskaźniki realizacji celu/-ów.

Spróbuję zatem zachęcić pracowników pomocy społecznej i organizacji pozarządowych, realizujących zadania w obszarze pomocy społecznej (których odtąd nazywać będę „Pomagaczami”) do pochylenia się nad dwoma, bardzo użytecznymi narzędziami stosowanymi m.in. w ewaluacji^[3]: analizą SWOT (by sporządzić rzetelną diagnozę, czyli podstawę do pracy z rodziną) i „uSMARTowieniem” celów pracy z rodziną (by łatwiej było właściwie określić cele pracy, ustalić wskaźniki oraz monitorować postęp lub jego brak).

Określić i właściwie nazwać problem/deficyt rodziny to jest pierwsze zadanie Pomagacza, na które powinien poświęcić odpowiednio dużo czasu. Jeśli bowiem zadanie to zostanie dobrze wykonane, techniczną czynnością będzie określenie celu pracy z rodziną. Obrazując powyższe: jeśli rodzina boryka się z problemami opiekuńczo-wychowawczymi to celem pracy rodziny i asystenta rodziny jest zmniejszenie lub zniwelowanie tych problemów. Nic odkrywczego, bo samo pojawienie się w rodzinie asystenta rodziny jest jednoznaczne z istniejącymi problemami opiekuńczo-wychowawczymi. A więc problem i cel pracy są oczywiste, jednakże nazbyt ogólne, by podjąć konkretne działania. Dlatego konieczne jest uszczegółowienie. Punktem wyjścia jest przeprowadzenie wywiadu – zebranie danych dot. sytuacji rodziny.

Diagnoza

Diagnoza sytuacji rodziny zazwyczaj opiera się na wywiadzie przeprowadzonym przez Pomagacza. Rodzina przedstawia sytuację problemową, czasem okoliczności jej powstania. W wywiadzie znajdują się także informacje dotyczące miejsca zamieszkania rodziny, sytuacji zdrowotnej, materialnej. I na bazie tych danych tworzona jest diagnoza rodziny. Niestety niepełna. Potrzebne jest bowiem szerokie spojrzenie na sytuację, na warunki i okoliczności, w jakich żyje rodzina, na otoczenie rodzinne (w szerszym zakresie niż rodzina prowadząca wspólne gospodarstwo domowe), otoczenie sąsiedzkie, na przyjaciół i sprzymierzeńców. Ważne jest, by określić potencjały własne rodziny, ale i potencjały w jej sieciach społecznych. Istotne jest dostrzeżenie problemu, jakim jest naprawdę, nie tylko we fragmencie przedstawianym przez rodzinę, ale w całości, w kontekście. Warto także zauważyć te aspekty, które mogą utrudniać zmianę, to, co będzie przeszkadzało lub wręcz uniemożliwiało tę zmianę. Dodatkowo należałoby także określić strefy wpływu – na co rodzina ma wpływ, gdzie ma moc sprawczą, a gdzie uwarunkowania leżą poza jej decyzjami. Wszystkie te informacje pomoże zebrać i uporządkować analiza SWOT.

SWOT^[4]	czynniki pozytywne	czynniki negatywne
czynniki wewnętrzne (wpływ podmiotu)	S (Strengths)MOCNE STRONY – atuty, zalety Co jest zasobem rodziny, co jest pozytywem, na czym można oprzeć planowaną zmianę?	W (Weaknesses)SŁABE STRONY – słabości, bariery, wadyCo jest hamulcem, jakie wady, deficyty rodziny mogą przeszkadzać w zmianie?
czynniki zewnętrzne (poza wpływem podmiotu)	O (Opportunities) SZANSE – okoliczności sprzyjające, warunki korzystnej zmianę Jakie okoliczności, wydarzenia mogą wspomóc proces zmiany?	T (Threats)ZAGROŻENIA – warunki niekorzystnej zmiany, niebezpieczeństwa Co może uniemożliwić zmianę, jakie okoliczności, warunki zewnętrzne będą w tym przeszkadzały?

Czy to trudne? Być może na początku wymagać będzie zaangażowania czasu i nieco wysiłku, ale z pewnością nie jest to zadanie dla wybrańców…

Wywiad uzupełniony analizą SWOT pozwoli stworzyć pełną, rzetelną diagnozę sytuacji, w której znajduje się rodzina, w tym wstępną diagnozę możliwości rozwiązania problemu, z jakim boryka się rodzina. Mając tak bogaty zestaw informacji, Pomagacz pewniej będzie mógł podjąć dalsze działania, służące określeniu celu/ów pracy z rodziną.

Cele

Zanim przejdziemy do celów i ich „u-SMART-owiania”, konieczne są uwagi wstępne, które muszą zostać uwzględnione przez Pomagacza, inaczej najlepszy smartowy cel nie zostanie osiągnięty.

Po pierwsze: przed określaniem celów (a więc poszukiwaniu sposobów na zniwelowanie problemów oraz zaspokojenie potrzeb rodziny) należy bardzo precyzyjnie rozróżnić prawdziwe potrzeby od pragnień rodziny. Jak pisze R. Szarfenberg „Wymaga to [ustalenie potrzeb rodziny] odróżnienia bieżących pragnień od tego, co rzeczywiście jest potrzebne dla dobrego życia samego potrzebującego i trwania jego rodziny w dłuższej perspektywie. Jeżeli uznamy, że wielu ludzi ma z tym problemy, a w szczególności typowi klienci pomocy społecznej, to diagnoza potrzeb wymaga czegoś więcej niż opinie jej klientów na ten temat. Ewentualnie wymaga najpierw diagnozy ich potencjału do przeprowadzenia samodzielnej diagnozy potrzeb.”^[5]

Po drugie: cele muszą być celami rodziny, nie Pomagacza. Nawet jeśli cel wydaje się być słuszny i zasadny w opinii Pomagacza. I zapewne, obiektywnie oceniając sytuację rodziny, pomysł Pomagacza jest dobry i skuteczny. Ale to pomysł Pomagacza. Nie rodziny. Takie określenie celu najczęściej skazane jest na porażkę. Bo rodzina nie utożsamia się z tym celem, nie jest jego autorem, często niestety, nie jest w stanie go osiągnąć. I rodzi się frustracja, zniechęcenie po obu stronach. Żeby nie dopuścić do takiej sytuacji Pomagacz powinien wypracować cel z rodziną. Ważna jest współpraca Pomagacza i rodziny, bo zdarza się, że rodzina sama nie potrafi określić celu. Tak więc podpowiedzi, naprowadzania Pomagacza bywają niezbędne, ale ostatecznie autorem celu, jaki ma być osiągnięty MUSI być rodzina. A więc Pomagacz powinien poświęcić odpowiednią ilość czasu na uzyskanie konsensusu. Rodzina MUSI uznać cel za swój, jeśli ma podejmować wysiłki, by go zrealizować. Choć należy pamiętać także o tym, co także pisze R. Szarfenberg „[…] ważne jest motywowanie klientów poprzez pobudzanie w nich pragnień, które będą zgodne z ich potrzebami.”^[6]

Tak więc jeśli Pomagacz przygotował diagnozę, czas na cele. Dopiero teraz. Nawykowo Pomagacze wraz z rodziną bez większego trudu opracowują cele, jednakże są one zazwyczaj na tyle ogólne, niepełne, że bywają zarzucane, rozmywają się gdzieś w codzienności. A jeśli pozostają, to często nie pozwalają na monitorowanie działań prowadzących do ich osiągnięcia i nie dają jasnej informacji, kiedy należy uznać cel za osiągnięty.

Pozostając przy przykładzie rodziny objętej wsparciem asystenta rodziny,często obieranym celem jest „Rozwój kompetencji wychowawczych”. I to właściwy cel, ale dla operacjonalizacji i ułatwienia pracy obu stronom procesu wymaga doszczegółowienia. I tu pomocne mogą być kryteria SMART. Samo słowo „smart” w języku. angielskim oznacza „mądry, sprytny”. I takie też cele pracy z rodziną powinny być. Mądre – by przynieść jak największy pożytek rodzinie i sprytne – by nieść Pomagaczowi informacje o postępie, o rezultatach.

Cele SMART to cele spełniające pewne kryteria, których nazwy kryją się za poszczególnymi literami słowa „smart”. Cele SMART funkcjonują głównie w biznesie, w tym w kampaniach marketingowych, w obszarze zarządzania projektami. Ale odnoszą się także do rozwoju osobistego i w tym kontekście mogą (i powinny) być stosowane w pracy z rodziną.

Akronim SMART rozwija się, wskazując poniższe kryteria celów^[7]:

S (ang. specific) – jak skonkretyzowany. Cel powinien być konkretny, dokładny, dookreślony na tyle, by wiadomym było, co konkretnie ma zostać osiągnięte, zrealizowane. Pomocne w dookreślaniu będą pytania: kto (kogo dotyczy, kto będzie zaangażowany), co (ma być osiągnięte), kiedy (należy realizować działania), jakie (przeszkody należy pokonać, wymagania spełnić) i dlaczego (ten cel został wyznaczony, jest ważny). Odpowiedzi na te pytania powinny być jak najbardziej szczegółowe.
W naszym przykładzie celu „Rozwój kompetencji wychowawczych” uzupełnienie wg tego kryterium może wyglądać tak: „Rozwój kompetencji wychowawczych obojga rodziców dla lepszej komunikacji w rodzinie przez udział w zajęciach »Szkoły dla rodziców«”.

M (ang. Measurable) – jak mierzalny. Cel powinien „dać się zmierzyć”. W związku z tym należy określić miary i ich wartości: początkowe i docelowe. Tak wyznaczone wskaźniki pozwolą na monitorowanie postępu. Warto także wyznaczyć tzw. „kamienie milowe”, a więc momenty/ wydarzenia ważne, przełomowe dla osiągnięcia celu. One wskazują ukończenie poszczególnych etapów.
W naszym przykładzie dalsze dookreślanie celu wg tego kryterium może wyglądać tak: „Rozwój kompetencji wychowawczych obojga rodziców dla lepszej komunikacji w rodzinie przez udział w zajęciach (10 spotkaniach) »Szkoły dla rodziców«”. Każdorazowe uczestnictwo w spotkaniach będzie wyznaczało postęp (ilościowy). Samo uczestnictwo nie gwarantuje jeszcze rozwoju kompetencji, dlatego warto, by Pomagacz po spotkaniach (każdym lub kilku – wg ustaleń) dopytał rodziców, jak oceniają swoje postępy, jakie obszary rozwinęli.

A (ang. Achievable), co tłumaczy się jako osiągalny. Przy tym kryterium należy się zastanowić czy cel jest możliwy do osiągnięcia? Czy wysiłek, jaki jest konieczny dla osiągnięcia celu jest możliwy do podjęcia, czy posiadane zasoby są wystarczające? I w samym zapisie celu nie wniesiemy zmiany, ale Pomagacz powinien porozmawiać z rodzicami, m.in. o tym czy znajdą czas na uczestnictwo, czy jest ktoś, kto w czasie ich nieobecności zajmie się dziećmi, czy warunki dojazdu na zajęcia są odpowiednie, czy mają środki na zakup biletów…. Analiza tego typu pytań wskaże rzeczywiste warunki powodzenia: jakie przeszkody należy usunąć, co zorganizować, by stworzyć rodzicom możliwości uczestnictwa.
R (ang. Relevant) co tłumaczy się jako istotny, ważny. Kryterium to każe się zastanowić nad wagą, znaczeniem celu dla osoby/grupy, której dotyczy.
To kryterium także nie wniesie zmian do zapisu przykładowego celu, ale podobnie jak wyżej Pomagacz powinien porozmawiać z rodziną o istotności obranego celu, uzyskać przekonanie, że zainteresowani rzeczywiście doceniają wartość osiągnięcia celu, dostrzegają korzyści i ze względu na nie są pewni, że chcą podjąć działania prowadzące do obranego celu.

T (ang. Time-bound), czyli określone w czasie. Cel powinien także narzucać pewną dynamikę działań, a więc wskazywać kiedy?, od/do kiedy? w jakim przedziale czasowym nastąpi osiągnięcie celu. Ważne, by ustalając terminy uwzględnić dostępność, pewną elastyczność. Ustalenie terminu/-ów zadziała także mobilizująco, a przede wszystkim osadzi cel w konkretnej czasoprzestrzeni. Omawiany przykładowy cel, może wg tego kryterium uzupełnić jego brzmienie np. tak: „Rozwój kompetencji wychowawczych obojga rodziców dla lepszej komunikacji w rodzinie w ciągu pół roku przez udział w zajęciach (10 spotkaniach) »Szkoły dla rodziców«”. Poza samym zapisem Pomagacz może ustalić, że owo „pół roku” zaczyna być liczone od momentu zapisania się rodziców do szkoły lub od pierwszych zajęć.

W literaturze dotyczącej celów opracowywanych metodą SMART można spotkać także rozszerzenie do metody SMARTER (ang. mądrzejszy, sprytniejszy), gdzie litera E oznacza ang. Evaluate czyli oceniać, a litera R oznacza ang. Readjust, czyli „ponownie ustawić”, dostosować. Warto, by Pomagacz, towarzysząc rodzinie w osiąganiu celu uwzględniał także te dodatkowe kryteria. Monitoring, bieżąca ocena i elastyczność w podejściu do ustaleń są niezbędna dla ostatecznego sukcesu. Mogą bowiem, i z pewnością będą, pojawiały się okoliczności, które będą wpływały na modyfikacje opracowanego celu.

Kluczową zaletą celów SMART jest ich mierzalność. A ta z kolei powala na systematyczne monitorowanie postępów. A to przysparza Pomagaczom wiele problemów. Stosując metodę SMART, Pomagacz nie tylko zyska dobry sposób na pogłębioną rozmowę z rodziną, ale i profesjonale narzędzie nowoczesnego zarządzania rozwojem, zasobami rodziny.

Czy zastosowanie w pracy Pomagacza analizy SWOT i celów opracowanych metodą SMART gwarantuje sukces? Nie. Ale zwiększa prawdopodobieństwo jego osiągnięcia. Z pewnością wykorzystanie tych narzędzi wniesie w pracę Pomagacza uporządkowanie, poczucie kontroli nad procesem, zwiększy spokój. A o to warto zawalczyć.

^[1] A. Hryniewiecka, Podstawy ewaluacji w pomocy społecznej, wyd. Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Krakowie, Kraków, 2010, s. 5.

^[2] W tym artykule mam na myśli przede wszystkim pracowników ośrodków pomocy społecznej i centrów pomocy rodzinie: pracowników socjalnych, asystentów rodziny, koordynatorów rodzinnej pieczy zastępczej, psychologów

^[3] Analiza SWOT jako narzędzie służące do porządkowania i analizy informacji; SMART-owe cele jako sposób tworzenia wskaźników ewaluacyjnych.

^[4] Istnieją także jeszcze dwie inne możliwości interpretacji: 1) mocne i słabe strony to stan obecny, a szanse i zagrożenia to prawdopodobne zdarzenia przyszłe; 2) mocne i słabe strony to czynniki zależne od podmiotu (te, na które ma wpływ), a szanse i zagrożenia, to czynniki niezależne od podmiotu (obiektywne, na które nie ma bezpośredniego wpływu). Dla poprawności stosowania analizy SWOT należy wybrać jeden porządek i konsekwentnie się nim posługiwać.

^[5] Zob. R. Szarfenberg, Kryteria ewaluacji pomocy społecznej (wersja 1.0, 17.09.10), rszarf.ips.uw.edu.pl/pdf/kryteria_ewal.pdf, s. 15, data dostępu: 03/09/2021. Autor opracował tabelę kryteriów ułatwiających rozróżnienie pragnień od potrzeb.

^[6] Tamże.

^[7] w zależności od źródła/autora znaczenie liter może się różnić, w związku z czym mogą pojawić się pewne rozbieżności między wersjami SMART; w opracowaniu interpretację podaję za: https://www.dropbox.com/pl/business/resources/smart-goals, data dostępu: 03/09/2021.